Tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 23.5.2018

Rekisterinpitäjä

Wash palvelut Ky, y-tunnus 0819877-9
Kaarnatie 24, 90530 Oulu

Yhteyshenkilö

Toimistosihteeri Vilinä Hiltunen, puh. 010 321 1005, vilina.hiltunen@wash.fi
Kaarnatie 24, 90530 Oulu

Rekisterin nimi sekä rekisteröidyt

Wash palvelut Ky:n asiakas-, markkinointi- ja kontaktirekisteri.

Käsittelemme rekisterissä asiakkaidemme sekä potentiaalisten asiakkaidemme ja näiden edustajien henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään sovittujen palvelujen tuottamiseen, palvelujen ja tuotteiden toimittamiseen, luottotietojen tarkistukseen, tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen, laskutukseen, asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen liittyen sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Lisäksi tietoja käsitellään mainontaan, markkinointiin, suoramarkkinointiin ja markkinoinnin kohdistamiseen.

Asiakkaan ja Wash palvelut Ky:n väliset puhelut voidaan tallentaa esimerkiksi liiketapahtuman varmistamiseksi. Saatamme käsitellä tietoja myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Kaikkien henkilötietojen käsittelylle on lain edellyttämä peruste.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään seuraavia tietoja:

• Nimi
• Henkilötunnus
• Yritys
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Osoite
• Titteli
• Tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot
• Palveluhistoria (esim. yhteydenotot asiakkaaseen/asiakkaalta)
• Suostumustiedot
• Asiakaspalautetiedot
• Sosiaalisen median kautta saatava tieto
• Evästeiden kautta saatava tieto
• IP-osoite tai muu tunniste
• Millä sivuilla käyt, kuinka kauan viivyt sivustolla, mitä kautta tulit sivustolle ja mitä linkkejä klikkaat
• Evästeiden avulla kerättävät tiedot
• Yleisesti saatavilla oleva tieto
• Muut henkilön suostumuksella kerättävät tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Pääasiassa henkilötietoja saadaan henkilöltä itseltään yhteydenottojen yhteydessä sekä palvelujen käytön seurauksena. Lisäksi tietoja kerätään evästeistä ja alihankkijoiden lokitiedoista.

Keräämme Google Analytics- ja Active Campaign Analytics – ja Google Remarketing -palvelun avulla verkkosivustomme kävijätietoa, jotta voisimme analysoida ja kehittää sivustoamme entistäkin paremmaksi. Tiedot tallentuvat automaattisesti rekisteriin käyttäjän jättäessä tiedot verkkosivuillamme tai käyttäessään www.wash.fi -palvelua.

Tietoja saatetaan kerätä myös julkisista lähteistä tai rekistereistä, kuten sosiaalisen median kanavista.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Pääasiassa henkilötietoja käsittelee yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt työssään.
Wash palvelut Ky voi tarvittaessa luovuttaa tietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa esimerkiksi viranomaisille. Tietoja voidaan luottamuksellisesti luovuttaa myös yhteistyökumppaneille tai alihankkijoille (esim. toiminnanohjausjärjestelmän toimittaja, IT-järjestelmien toimittaja), ohjeistuksemme ja vain lainmukaisten tarkoitusten edistämiseksi.

Saatamme luovuttaa tilastointitietoja, joita ei ole mahdollista yhdistää henkilöön. Mikäli tietoa ei katsota enää henkilötiedoksi, saatamme luovuttaa tietoja kolmansille osapuolille myös muuta kuin tässä mainittua tarkoitusta varten.

Osa toimintamme mahdollistamiseen käytettävistä palvelimista saattaa sijaita EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirto edellyttää, että kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso tai rekisterinpitäjä antaa sopimuslausekkein tai muulla tavoin riittävät takeet henkilöiden yksityisyyden ja oikeuksien suojasta tai rekisteröity on antanut yksiselitteisen suostumuksen siirtoon.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot on suojattu asianmukaisesti ulkopuolisilta palomuurein, viruksentorjuntaohjelmin sekä muilla teknisillä suojakeinoilla. Rekisteriin tallennettuihin henkilötietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan organisaation nimetyt henkilöt, joiden tehtäviin tietojen käsittely kuuluu. Jokaiselle käyttäjälle on määritelty oma, henkilökohtainen käyttöoikeustaso, mikä varmennetaan sisäänkirjautumisen yhteydessä henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Sopimuskumppaneidemme tulee sitoutua riittävän tietoturvan toteuttamiseen ja kaikilta osin henkilötietojen lainmukaiseen käsittelyyn.

Jos tietoja on manuaalisessa muodossa, niitä säilytetään ulkopuolisilta lukituissa tiloissa ja tuhotaan tietoturvallisesti.

Koko henkilöstöllä sekä yhteistyökumppaneillamme on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin.

Tietojen säilytys

Henkilötietoja säilytetään vain tarvittavan ajan, jotta voimme toteuttaa mainitut käyttötarkoitukset.
Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa koskevien vastuiden toteuttamiseksi. Tarpeettomat tiedot poistetaan säännönmukaisesti.

Asiakassuhteen päättymisen jälkeen tietoja voidaan pitää rekisterissä myöhempää kontaktointia varten.

Oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot (Henkilötietolaki 26 §), oikeus vaatia tiedon täydentämistä, korjaamista tai poistoa (oikeus tulla unohdetuksi). Huomioithan kuitenkin, että jos et hyväksy henkilötietojen käsittelyä tämän tietosuojaselosteen tarkoitusten ja oikeuksien puitteissa, emme välttämättä pysty palvelemaan sinua täysimääräisesti.

Asiaa koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterin pitäjälle. Korjauspyynnöt tulee tehdä yksilöidysti siten, että rekisterissä oleva virhe voidaan helposti havaita ja korjata oikealla tiedolla. Pyynnöt voidaan tehdä rekisteriasioista vastaavalle henkilölle myös henkilökohtaisesti edellä mainitussa osoitteessa.

Henkilöllä on myös oikeus kieltää antamiensa tietojen käyttö suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin ottamalla yhteys Wash palvelut Ky:n asiakaspalveluun.

Tietojen tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa. Jos tarkastuspyyntösi olisivat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos esittäisit niitä toistuvasti tai jos pyytäisit useampia jäljennöksiä, perimme pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun 50 euroa kerralta tai kieltäydymme pyynnön toteuttamisesta.

Evästeet

Käytämme sivuillamme evästeitä eli ns. cookie-toimintoa. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita tallentuu
automaattisesti päätelaitteelle kävijän vieraillessa eri verkkosivustoilla. Ne mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.